Как рассчитать TCO (общую стоимость владения) парка ПК

Введение

Когда компания думает о покупке компьютеров, обычно смотрят только на цену. Но правильный подход — считать полную сумму всех затрат. Это называется TCO или total cost ownership. Аналитика gartner и microsoft показывает: затраты связанные с использованием компьютеров значительно выше их покупки. Если не учитывать во сколько обходится аренда, обслуживание, лицензии, расходы на модернизацию оборудования, зарплата сотрудников и меры для поддержки систем — ошибки могут стоить бизнесу больших денег.

Для юридической компании важно учитывать безопасность информационных систем, расходы на резервное копирование, сетевое оборудование, внутренний сервер, обслуживание серверной инфраструктуры.

На практике в TCO включены: первоначальные вложения, операционные расходы, косвенные потери, действия для защиты инфраструктуры и рисков. Пример расчета поможет увидеть, как затраты растут со временем. Мы покажем его далее в материале.

Также мы разберем, что входит в “пакет” совокупной стоимости владения, как она зависит от вида внедрения, почему правильный учет затрат позволяет избежать потерь. Мы покажем вариант расчета на основе реальных данных, а также объясним, какие услуги, сервисы, платформы и средства следует учитывать при покупке новых компьютеров.

Если вам нужно принять решение о приобретении оборудования или разработке проекта модернизации, информация из этой статьи поможет построить эффективный подход, сократить расходы и увеличить эффективность работы компании.

Следует помнить, что ССВ — это не только цена компьютеров, но и сумма всех расходов за период эксплуатации.

Что входит в расчет TCO парка ПК

Чтобы правильно рассчитать этот параметр, необходимо понимать, из чего складываются все затраты. Важно учитывать расходы на обслуживание, установку программного обеспечения, аренду облачных сервисов, управление сетевой инфраструктурой и безопасностью данных.

TCO обычно делится на три части: первоначальные операционные и косвенные затраты. К первым относятся: покупка оборудования, приобретение лицензии для программного обеспечения, расходы на установку сервера, создание корпоративной сети и настройка систем. Важно заранее планировать бюджет на базе реальных данных, чтобы избежать проблем в будущем. Можно приблизительно рассчитать ТСО, пример будет отражать диапазон затрат, близкий к реальным.

Операционные расходы включают техническое обслуживание компьютеров, плату за обновление программ, расходы на интернет, резервное копирования данных, а также услуги специалистов, которые отвечают за работоспособность внутренней инфраструктуры. Стоит учитывать регулярные платежи за использование информационных ресурсов.

Косвенные затраты: потери времени из-за поломок, простоев, неправильного использования оборудования или ошибок персонала. Затраты связанные с обучением сотрудников, модернизации систем, переход на новые технологии также важно учитывать в расчете. Например, если компания меняет модели компьютеров, требуется время на адаптацию пользователей. Также на простои влияет — разработан ли план действий на такой случай.

Среди скрытых расходов часто появляются расходы на восстановление работы после сбоев, поддержка работы сайта, техническое обслуживание серверной базы, создание резервных копий, а также на модернизацию программного обеспечения и дополнительные выплаты за использование внешних консультантов.

Аналитика показывает, что расходы на эксплуатацию и поддержание систем в рабочем состоянии обычно составляют большую часть TCO. Поэтому правильно считать все процессы, учитывать реальные условия работы компании, внимательно планировать действия для минимизации потерь и рисков. Хорошая подготовка позволяет увеличить эффективность бизнес-процессов, оптимизировать расходы и защитить собственность.

Если учитывать все виды затрат, правильно выбрать вариант внедрения и следить за условия эксплуатации, TCO становится инструментом для реального контроля — финансовые показатели будут актуальными с возможностью корректировок.

Такой подход дает возможность принимать решения на основе анализа данных и строить эффективные модели управления IT-парком.

Пошаговая инструкция по расчету TCO

У предпринимателей могут возникать вопросы: каким образом корректно рассчитать TCO (total cost ownership) и что нужно учитывать? Чтобы его рассчитать TCO, нужно учесть не только цену на оборудование, но и все, что связано с его эксплуатацией. Вот как это сделать:

Шаг 1: Соберите информацию

Запишите цену одного компьютера, периферии, лицензии программного обеспечения, аренда “облаков” и других сервисов. Добавьте затраты на установку, обслуживание, безопасность, зарплату специалистов, интернет и резервное копирования.

Шаг 2: Разделите затраты по группам

TCO делится на три части:

• первоначальные (покупка оборудования и лицензий)
• операционные (техническое обслуживание, поддержка, сервисы)
• косвенные (потери времени, сбои, обучение персонала)

Шаг 3: Рассчитайте каждую группу

Для каждой категории используйте простые формулы: цена на единицу × количество × период. Например, обслуживание: 2 000 рублей × 10 ПК × 3 года = 60 000 рублей..

Шаг 4: Сложите вcе

Суммируйте затраты всех групп. Это и будет являться общей стоимостью.

Шаг 5: Проанализируйте результат

Сравните полученную сумму и заложенный бюджет. Посмотрите, какие действия помогут снизить затраты: оптимизация лицензий, переход на аренду, упрощение технической поддержки.

Из чего складывается TCO для юридической компании

Существует несколько статей расходов, которые формируют совокупную стоимость владения ПК (всех) на организацию. Разберем практический расчет на примере, скажем, юридической фирмы, которой требуется содержать 10 компьютеров. Обычные рядовые “офисники” — недорогие, но достаточно быстрые для работы с документами.

Первоначальные затраты (CapEx)

К ним относятся траты на закупку ПК и дополнительных опций. То есть, это то, что вы потратите еще до прибытия компьютеров в офис и начала эксплуатации.

Закупка ПК

Формула: Стоимость одного ПК × Количество ПК
Пример: 40 000 руб. × 10 = 400 000 руб.

Периферийное оборудование

Формула: Стоимость периферии на один ПК × Количество ПК
Пример: 10 347 × 10 = 103 470 рублей.

Для расчета мы взяли монитор от ACER за 8 999 рублей — поддержка FullHD и хорошая контрастность, комплект клавиатура + мышь Оклик 270M за 1 199 рублей и коврик для мыши Buro BU-CLOTH/black за 149 рублей.

Лицензии на программное обеспечение

Формула: Стоимость лицензии на один ПК × Количество ПК
Пример: 10 000 руб. × 10 = 100 000 рублей.

В стоимость включены различные подписки на рабочее ПО. Цена очень примерная и может отличаться для других организаций. Мы приняли за расчет, что Windows предустановлена при покупке ПК.

Операционные расходы (OpEx)

К операционке относятся статьи расходов, которые связаны с обслуживанием оборудования, которое находится на балансе организации. В данном случае мы берем именно ПК. Да, есть еще разные принтеры, факсы и кулер для сисадмина, но статья не об этом.

Техническое обслуживание и поддержка

Формула: Годовая стоимость обслуживания на один ПК × Количество ПК × Количество лет
Пример: 3 000 × 10 × 1 = 30 000 рублей.

Компьютер — не автомобиль и обслуживание обходится несколько дешевле. Взяли за расчет профилактику раз в год.

Обновления программного обеспечения

Формула: Годовая стоимость обновлений на один ПК × Количество ПК × Количество лет
Пример: 5 000 × 10 × 1 = 50 000 рублей.

Энергопотребление

Формула: Мощность одного ПК (кВт) × Часы работы в год × Стоимость кВт·ч × Количество ПК
Пример: 0.4 кВт × 2 227 ч × 10,91 рубля × 10 = 97 186,28 рублей.

Мы получили стоимость энергопотребления парком ПК за год. Расскажем проще:

• 400 Вт (0.4 кВт) — мощность БП офисного ПК;
• 2 227 — количество рабочих часов в 2024 году (243 дня по 9 часов и 5 дней по 8 (сокращенные);
• 10,91 рублей — средняя цена за кВт электричества с учетом НДС (20%).

Цена за кВт указана для 1 ценовой категории, до 670 кВт, НН (низкое напряжение от 0,4 кВ) — все это из тарифной сетки для малых предприятий и ИП.

Косвенные затраты

В эти затраты закладываются дополнительные “опции”, такие как обучение персонала, допустимые простои и связанные с ними расходы.

Обучение персонала

Формула: Стоимость обучения на одного сотрудника × Количество сотрудников
Пример: 10 000 × 10 = 100 000 рублей.

Допустим, всем сотрудникам компании понадобилось пройти расширенное обучение по MS Excel или вроде того.

Простои и потери производительности

Формула: Средняя стоимость часа простоя × Количество часов простоя в год × Количество ПК × Количество лет
Пример: 2 000 × 10 × 10 × 1 = 200 000 рублей.

Дополнительные расходы

Модернизация оборудования

Формула: Стоимость модернизации на один ПК × Количество ПК
Пример: 1 050 × 10 = 10 500 рублей.

Очень формально предположим, что клавиатуру и мышь мы меняем раз в год, хотя в этом нет особой необходимости даже с бюджетными моделями.

Утилизация старого оборудования

Формула: Стоимость утилизации на один ПК × Количество ПК
Пример: 5 000 × 10 = 50 000 рублей.

Итоговая формула на 1 год

TCO = Первоначальные затраты + Операционные расходы + Косвенные затраты + Дополнительные расходы

TCO = (400 000 + 80 500 + 100 000) + (30 000 + 50 000 + 97 186,28) + (100 000 + 200 000) + (10 500 + 50 000) = 580 500 + 277 186,28 + 160 000 + 60 500 = 1 118 186,28 рублей.

Небольшая расшифровка

• Первоначальные затраты (CapEx) — 580 500 рублей
• Операционные расходы (OpEx) — 177 186,28 рублей
• Косвенные затраты — 300 000 рублей
• Дополнительные расходы — 60 500 рублей

Вебинар Расчет совокупной стоимости (ТСО) IT-проектов

Что покажет расчет TCO и как использовать результат

Когда TCO рассчитан, компании получают не просто сумму, а полноценную базу для принятия решений. Total cost ownership помогает увидеть затраты связанные не только с покупкой компьютеров и сопутствующего оборудования, но и с эксплуатацией, обслуживанием, поддержкой и внедрением новых решений.

Аналитика Gartner показывает: расходы на использование компьютеров в корпоративной инфраструктуре значительно превышают прямые затраты на приобретение.

Правильно собранная информация позволяет учитывать все критерии: аренда сервисов, лицензии программного обеспечения, зарплата специалистов, косвенные потери, техническое обслуживание, модернизацию, коррекцию рисков и расходы безопасности, услуги резервного копирования и поддержки сетей. Все это входит в состав совокупной стоимости владения.

Если оценка проведена на основе реальных данных и актуальных методик, становится возможным:

• принимать обоснованные решения;
• планировать период обновления оборудования;
• понимать источник потерь времени и средств;
• сравнивать модели использования;
• рассчитывать эффективность вложений.

Для организаций, работающих с большим объемом информации, например юридическим, важно учитывать цену вместе со стоимостью поддержки собственных систем. Такой подход показывает, стоит ли менять подход к внедрению или обслуживанию, и какие действия помогут сократить расходы.

TCO — это не просто цифра, а способ увидеть картину полностью. Учет совокупной стоимости владения позволяет создать устойчивую систему управления IT-инфраструктуры компании и делать инвестиции в соответствии с реальными потребностями бизнеса.

Саммари

Перед закупкой нового парка ПК с нуля или при обновлении старого, всегда “примеряйте” модель и план внедрении на бумаге — в буквальном смысле. Создайте для себя черновик и проведите расчет. Это поможет наглядно увидеть, что вас ждет на всех этапах покупки и внедрения, поможет увидеть слабые места и проработать их. Также это поможет оптимизировать расходы, избежать лишних трат, а значит и серьезных потерь для бизнеса.